ファクトと意見。ごちゃ混ぜ報告。やっちゃってませんか?

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令和2年11月16日  今日もクルクル通信818号
本ブログは、(株)SURGING中田雅之のブログです。
今日もクルクルうねって、胸にぐっとクル気づきを書いていきます。
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根拠なき意見や主張は意見でも主張でも何でもない。

単なる思いつきや空想。

意見や主張には必ず根拠となる「ファクト」が必要である。

昨日、そんなことを書きましたが、

ファクトと意見は1セット。

という意識は、組織で働く上でも、超大切です。

俗にいう、「報・連・相」の中でも「報」パートでは特にです。

(以前、「ホウレンソウなんてくそくらえ!」なんて書きましたが、これと今回は主旨が違うのであしからず笑 報・連・相も大事です)

報告の中には大きく、事前・進捗・事後の三つがあります。(タイミングで分けた場合)

年次が若いころは、事前や進捗報告においては、正しく報告する。

これができるかどうか?

報告力が欠かせません。

事後報告は、ちょっとアドバンスドな話になるので、今回は置いておきます。

当たり前ですが、報告とは、「ファクト」を上司や先輩に伝えることです。

お客様からこんな依頼を頂戴した。

こんなクレームを頂戴した。

社内の別部署から、こんな要請が来ている。

こんなトラブルが起こっている

などなど、起こっている事態=ファクトを正しく報告することが求められます。

でも、若手時代にやってしまう大きなミスの一つは、

ファクトと自分の意見や考えをごちゃ混ぜにして報告してしまう

ことです。

実際、私も何度もやってしまいました。

特にこの症状が出やすいのは、

「自分が前のめりになっている場合」や、「トラブル」。「時間がないとき」など、感情が先立ってしまっている場合にが多いと感じています。

実際私がやってしまった、具体例を挙げてみます。(細かい事象は覚えていませんが、こんな感じでした)

 

初めてWebサイト制作を1人で任された時のことです。

ぶっちゃけwebサイトのことなんて何もわかっていませんでした。

「テストアップ」と「本アップ」の二つがあることすら知らなかった頃です。

「それで担当していいのかよ!」って話なのですが、実践の場に立つから身につくのです笑

そこで、こんな報告を先輩にしました。

「サイトの制作において、××というトラブルが起こってしまいました。

この原因は、クライアントの〇〇さんが、元々△△だと言っていたのに、急にひっくり返したことにあります。

急いで、修正依頼を制作会社にして、スケジュールに間に合わせてもらうしかありません」

すると、先輩が、

「その〇〇さんが指示をひっくり返したことが原因って、誰が言っていたの?

〇〇さんが自分で言っていたこと?

それとも、

中田が自分で原因だって思ったこと?どっち?」

その一言で我に返りました。

確かに、急なことでテンパっていたこともありますが、

私が報告した原因は、勝手に私が思い込んでいるだけのことでした。

原因かどうかも分からなければ、その根拠もないという状態でした。

これ1歩間違えたら超やばい。最悪な展開を引き起こす可能性すらあります。

例えば、この誤った報告から、〇〇さんは原因だということを先輩も判断したとしたら、

お客様に、追加作業に対して、追加費用をお客様に要請することになっていたかもしれません。

あるいは、

「もうスケジュールにハマらないから、納品日を遅らせてくれ」という話をお客様にすることになっていたかもしれません。

原因がそこではないのに、そんなことをこちらから言ったら、大事故ですよね笑

先方からしたら、「あんた何言っての!?」って話ですからね。

 

この経験を経て、今なお、私が報告する上で、めちゃくちゃ意識していることは、

「どこまでがファクトでどこからが自分の意見か?」これを明確にすること

です。

場合によっては、
===
「〇〇の件で、報告と相談があります。

××という事態が起こっています。

具体的には………

以上が、起こっていることで、

ここから先が私の考えなのですが、……」
===

こんな感じで明確にファクトと意見を分けて報告してしまうこともあります。

報告の仕方はさておき、「ファクトと意見をワンセット」で報告する場合は、

どっからどこまでが報告で、意見なのか?を分けて伝えることは大事なのです。

なぜなら、報告の大きな役割の一つが、

上司や先輩が、次のアクションを決める判断材料となること

だからです。

報告した内容が、会社としての意思決定をするための材料になるのです。

その材料が間違っていたら、間違った意思決定しか生まれませんよね。

だから、報告力が大事なのですよね。

 

一個人としても、組織人としても、意見をする上は

正しくファクトを認定する力

は欠かせません。

「どこまでがファクトでどこからが自分の意見か?」を自らに問いかけること。

報告の際は、いつも心掛けたいところです。
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【今日のうねり】
報告力は、組織人にとって必須能力だ。
それを支えるのが、ファクトを認定する力だ。
どこからがファクトで、どこからが自分の意見なのか?
いつも自分に問いかける習慣を持つ。
ファクトと意見は1セットが基本だが、ごちゃ混ぜにしないように、要注意が必要なのだ。

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