報告の頻度を考える。

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令和2年11月17日  今日もクルクル通信819号
本ブログは、(株)SURGING中田雅之のブログです。
今日もクルクルうねって、胸にぐっとクル気づきを書いていきます。
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報告力は組織人にとって欠かせない。

報告をする上で大切なことは、ファクトと自分の意見を混在させないこと。

なので、報告の際には、

どこからがどこまでがファクトで、どこからどこまでが自分の意見なのか?

を意識することが大切。

昨日、そんなことを書きました。 今日も続けます。

これらは、報告の「内容」の話ですが、その「頻度」も大事ですよね。

いつ、どれくらいの頻度で上司や先輩に報告するのか?

報告の頻度が多ければいいのか?少ない方がいいのか?

これは、自分の置かれている、ステージによって変わる

と言えます。

例えば、新入社員と、10年目の社員が、同じ頻度で上司に報告する必要があるか?というと、そんなことありませんよね。

まぁ10年選手でも新人と変わらない。そんな悲しき人がいるとしたら、新人と同じ頻度で報告してくださいと言う話ですが笑

一瞬、脱線しますが、電通にいた時に、

「新入社員10年目」

と言われていたことがあります。

それは宴会の仕切りだったり、フットワークの軽さなどなど、「後輩力の高さ」が評価されてのイジリでしたが。

 

で、新人の報告頻度で言えば、

できる限り頻繁に。細かく。

というのが、私の考えです。

今日はこんなことがありました。

こんな動きがありました。

〇〇さんが、あんなことを言っていました。

こんな問い合わせを××さんから頂戴したので、こうやって返しておきました。

こと細かに報告をする。

こんな些細な報告をしたところで、

「ありがとう」

とか

「わかった」

くらいしか、上司や先輩からは言われないでしょう。

でも、それでよいのです。

毎日毎日。朝の連続テレビ小説みたいに事件が起きたら大変ですからね笑

ただ、時折、

「それって、こうした方が良いんじゃないか?こういったことは考えられないか?」

とか

「そのやり方ではなく、これでやって」

とか、

「あのことを調べてもらえる?」

とか、言われることがあるんですよね。

これに対応をすることで、先輩や上司の考え方や気にしていることなどを覚えていくのです。

こうしたことを、愚直に繰り返していると、どこかのタイミングで、

「あ、別にそんなに細かく報告しなくていいから。もうちょっと動きがあったら報告してくれるでいいよ」

なんて言われる時が必ずあります。

それを言われたら、言われた通りに、報告の頻度を落とせば良いのです。

これは、新人としての「仕事のキホンが身に付いてきている」って証拠でもありますし。

一方で、新人にもかかわらず、

つまり、何一つ仕事ができないにもかかわらず、頻度が少ない。

これって、良いことが何一つもありません。

それが合っているのか?間違っているのか?も分からず、自分で勝手に進める。

仕事のキホンが身に付かないどころか、自分から事故の確率を高めに行っているだけ。

(とは言いながら、新人の「事故」なんて大した話じゃないんですから、事故ればいいとは思うんですけど。

事故の質としては低いので、する意味もないとは思います。)

これら以外に、報告の頻度が少ないことの大きなデメリットは、

上司・先輩と会話量が減る

ということです。

「ブス(ブ男)は3日で慣れる」じゃないですけれども、頻繁に会話をしていれば、「可愛がってもらえる可能性」って、かなり高まるはずなんですよね。

特に若手の頃、というか、個人的には一生ですが、「可愛がられてナンボ」。なので、

積極的に上司先輩との会話をする機会を自ら作る

って超大事だと思うのです。

これをやらないなんて、損することしかないとすら思います。

 

「報告頻度を落としていいよ」って言われた時に、どれくらい落とせばいいのか?

次はどのタイミングで報告するのが良いのか?

ここを考える。ここに跳躍があるのだと思います。

都度報告、日々報告の状態で仕事をしていることは、答え合わせをしながら仕事をしているようなものです。

例えば、大学受験の物理の問題を解いている時に、

解法を立てたら、合っているかどうか?を模範解答と照らし合わせる。

オッケーだったら、次の計算に進み、その計算結果を模範解答と照らし合わせて、オッケーだったら、さらに進む。

こんなことをやっているようなものです。

ある意味、間違えようがない状態だったってことです。

ここからは、その照らし合わせの回数を減るのですから、ミスの可能性も高まります。

そもそも、進め方は良いのか?どこまで進めて良いのか?

それを手探りの中、行動する。ここに、知的にも心理的にも負荷がかかるから、跳躍するのです。

これが適切に出来れば、また次のステージ。脱新人になれるのだと思います。

 

頻度を減らしながら、どのタイミングで報告をするのが良いのか?

その一つの目安は、

上司・先輩が気にするところはどこか?

そこに意識を向けるってことだと思います。

例えば、営業であれば、売り上げや利益にかかわることかもしれません。お客様に何かを依頼する時かもしれません。

もちろん、昨日も書いた通り、

報告の大きな役割の一つが、組織として適切な判断をするための材料を提供すること

なのですから、

適切な判断をするためには、いつ報告をすればよいのか?

そう、自らに問いかければ、その頻度が分かってくるのではないか?と思うのです。

たかが、報告ですが、されど報告。

報告力が高い人は、組織人としても高い戦闘力を有していることにもなるのです。
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【今日のうねり】
報告は内容だけでなく、その頻度も大切だ。
どの程度の頻度で、報告を行えばよいのか?
新人は。その都度。細かくで良い。ただ、一定程度以上のステージであれば、それは、組織として、適切に判断をするタイミング。それに合わせるのが、良い頻度だと言える。
高い報告力は組織人としては必須の力なのだ。

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