安心して乗れるバス。乗れないバス。

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令和3年7月23日  今日もクルクル通信1057号
本ブログは、(株)SURGING中田雅之のブログです。
今日もクルクルうねって、胸にぐっとクル気づきを書いていきます。
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今日は、良い打ち合わせについて考えてみます。

打ち合わせは、大きく次の3つのパートからなります。

①事前の準備。

②当日の進行。

③締め方。

この3つです。

いずれも大事なのですが、今日は、①事前の準備に絞って書きます。

例えば、同じのプロジェクトの参加者同士の打ち合わせであれば、事前の準備はさほど重要ではないでしょう。

なぜなら、

今、プロジェクトはどんな状況なのか?

直面している課題は?

それに向けて、整理しなければいけないことは?

そもそも、このプロジェクトって何だっけ?

などのおよその情報量が参加者全員の中で揃っているからです。

こういった場合は、

7月23日の10時から例の打ち合わせを実施します。テーマは〇〇です。ご参集よろ。

とでも、連絡を入れておけば十分です。

それだけで、参加者全員も、「あ、あれね」って、事前にある程度、そこで議論しなきゃいけないこと。そのために自分が用意しておかなければいけないこと。なんなら、「こうやって打ち合わせを終えることができたら良いよね」ってところまでイメージしてもらえるからです。

(つまり、上記の①~③の全てのパートで◎を獲得できる=良い打ち合わせになる予感が高いということになります!!)

なので、7月23日10時に試合開始のゴングがなった瞬間から、スムーズな議論をすることができるのです。

まあ、こういう安心感のある打ち合わせに限って、ゴング直後のアイスブレイクが長くなってしまうこともあるのですが笑

ところが、初めての訪問するお客様との打ち合わせや、自社の役員への状況報告の場のような、参加者の情報量が揃っていない場合は、そういうわけにはいきません。

自分たちの情報量が100だとして、相手のそれが、10とか15。場合によっては0なんて時もあります。

そんな参加者全員の情報量が揃っていない中で、あたかも揃っているかのように進行をしてしまったら、100%事故になりますからね。

そうならないためにも、事前の準備がより一層大事になるのです。

この打ち合わせは何のためにやるのか?

そもそも、これは何のプロジェクトなのか?

場合によっては、我々は何者か?

ということから話さなきゃいけないこともあるかもしれません。

でも、これらの基本的な情報を理解していないとしたら、その参加者のテンションはかなり低めになってしまいますよね。

始まる前から、クエスチョンマークが点灯してたら、そりゃそうなっても仕方なしですよね。そして、その小さなクエスチョンマークは、時間の経過とともにデカくなり、最終的には、その参加者の意識はその場から消え去っていくでしょう。幽体離脱ってやつです。

そうなってしまうと、結果として、その打ち合わせも進行も、締めも、うまくいかないことが多いと思われます。

千丈の堤も蟻の一穴から」ですから、初期の丁寧な準備が必要になるのです。

例えば、事前の準備として、

そもそも我々は〇というものです(何者か?を明らかにする)

今日は***ということをお話ししたく、お時間を頂きました。(目的を明らかにする)

具体的に、申し上げますと、AとBとCがございます。(目的の構成要素を明らかにする)

中でも、こういう課題に直面しております。(本題を明らかにする)

その課題につきましては、ご意見を頂戴できますと幸いです。(相談内容の明らかにする)

まずは20分程度、こちらからご説明をさせて頂きまして、残りの30分で意見交換をさせていただければと考えております。(全体のスケジュールを明らかにする)

のようなことができれば、良いのではないか?と思います。

ここまで、お伝えできていれば、少なくとも聞き手は、「まあそういうことなのね、理解しました。じゃあ聞きますか」と、なっていただけると思うのです。

つまり、事前準備において大事なことは、参加者に対して、その構造を伝えてあげること。

書籍で言えば、目次を見せてあげること。

と言えるのかもしれません。

目次のない本は存在しないですし、目次を読むから大まかな構成が分かり、安心して読み始めることができますよね。

全体感が分からないと何事も不安ですし。

参加者によっては、この段階で、「〇〇ってどういうこと?」みたいな質問をされる方もいますが、それがそこでクリアになることは、よりよい議論につながりますから、良いことしかありません。

 

この事前準備が曖昧なことは、異国の地で、目的地が合っているのか?も分からないバスに乗り込み、不安を抱えながら、ひたすらに流れる景色を見続けているようなものかもしれません。

実際、私も経験があります。

出張先のロンドンから東京に戻る日の朝、いつもの地下鉄に乗っていると、ストだか、工事だかで、途中停車してしまいました。

クソ早口な車内アナウンスを聞いて、とりあえず、電車がこれ以上進まないこと、無料の代替バスがあることは理解できました。

リモアのアルミの一番デカいスーツケースを抱えながら、階段を上り、駅の改札を出ると、そこには無数のバス停がありました。

「一体、どのバス、乗ればよいんだよ?」という不安から始まり、クソ重いスーツケースを引き釣り、汗だくになりながらやっと見つけた、それらしいバス。

土地勘もなければ、途中停車駅も分からないまま乗っていたので、「これ、間違っていたらどうする?飛行機、大丈夫かよ」なんて、道中ずっと不安でした。

スーツケースを引っ張りながら乗っていたので、手の平は真っ赤になるし、前腕はパンパンになりましたよ。

最終的には、空港行の電車の発着駅までたどり着けたので良かったですけれども。

 

というような感じで、

目的を先に示す。可能であれば、途中停車駅に当たるような、打ち合わせの構成要素までも、事前準備の段階で示す。

これができれば、バスの進行ルートが図示できているかの如く、打ち合わせのルートマップが、先方の頭の中に浮かびますから、安心して打ち合わせに参加頂ける=バスにご乗車いただけるのではないかと思うのです。

仮にここまでの考え方が、良い打ち合わせの準備の仕方として、妥当だとするならば、

これらの事前準備や情報整理を、打ち合わせの冒頭に口頭でやった方が良いのか?

あるいは、

事前にメール等でご案内しといた方がいいのか?

どちらが良いのか。ということも気になるところです。

これはケースバイケースだと思いますが、差支えのない範囲であれば、事前案内でよいのではないか?と思っています。

仮に、事前に見て頂けなかったとしても、冒頭説明すれば良いし、見て頂けたら、当日の説明の時間が短縮され、より議論の時間を増やせるので、ラッキーってことになるだけですので、プラスしかないように思います。

ここから先は、ちょっと長くなりそうなので、明日以降に続けたいと思います。
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【今日のうねり】
良い打ち合わせは、良い事前の準備ができるのか?で決まるだろう。
そもそも、打ち合わせは、大きく3つのパートに分かれる。
事前準備、当日の進行、締め方の3つだ。中でも事前準備が大事だ。
参加者全員の事前の情報量が揃っていなかったら、良い議論ができるわけないからだ。
目的を示す。全体の構成を事前に示す。本の目次にあたるものを事前に提供することが、良い事前準備に不可欠であろう。