「Xの範囲を求めなさい」とプロジェクト管理を上手くやりなさい。共通項は?

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令和3年11月13日  今日もクルクル通信1180号
本ブログは、(株)SURGING中田雅之のブログです。
今日もクルクルうねって、胸にぐっとクル気づきを書いていきます。
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まだGoogleカレンダーのようなウェブ上のスケジュールツールがなかった頃、スケジュール調整というのは、やや悩ましい業務の一つでした。

参加者が数多く登場する、広告代理店特有の事情だったかもしれませんが…

打ち合わせを一つ実施するにしても、
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〇〇の件につきまして打ち合わせを実施したく、以下のスケジュールのご都合いかがでしょうか?

①15日月 11時~14時
②16日火 17時~18時
③18日木 午後
④19日金 9時30分~11時
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こんな感じでチームメンバー全員にメールをし、返事をもらって日時を決めていくというものでした。

返信できるタイミングは、人それぞれですから、このスケジュールを調整するだけで、丸一日、丸二日かかるなんてこともしばしばありました。

大御所クリエーターやプランナーが同じチームだったりすると、さらに日数を要することもしょっちゅう。

Googleカレンダーが当たり前のZ世代?の方にとっては信じられないことかもしれませんが、これが日常でした。

ところが、ただでさえ面倒くさいのに、輪をかけて面倒くさくなる、いや面倒くさくする人がいたりもしたんですよね。

上記のように候補を送ると、最初の方の返信が、
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①15日月 11時~14時
⇒11時~13時 OK
②16日火 17時~18時
⇒OK
③18日木 午後
⇒NG
④19日金 9時30分~11時
⇒10時~11時OK
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というものだったとします。普通ですよね。普通。

ところが、2番目の方がこんな返信をしたことがあったんです。
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①15日月 11時~14時
⇒13時~14時 OK
②16日火 17時~18時
⇒NG
③18日木 午後
⇒12時~13時OK
てか、午後って、12時も含まれる??
④19日金 9時30分~11時
⇒OK
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いや、確かにね、午後が12時が含まれるのか?どうかを書かなかった私も悪いですよ。でもね。

前の人のスケジュール、完全シカトですか?

って思いますよね。

そうこうしているうちに、さらに、次の方がメールを送ってきて、さらに難解になる始末。

打ち合わせができるところはどこか?探すべく、紙に書き出すも、結局ナシ。再度、候補日程出しからやり直しました。

いやいや、先の人が候補を絞っているんだからさ、まじで、そこに被せてよ??

って話ですよね、普通。

〇〇さんのスケジュールに被せますと、④19日金 9時30分~11時

って書いてくれればそれで済むじゃないですか!

おそらく2番目の方は、前の人の条件を確認して、それに自分のスケジュールを被せるのが面倒くさくなったのだとは思いましたが…

たかだか、スケジュール調整メールですが、されど、スケジュール調整メール。

これ一つだけをだけでも、周りに対する配慮や愛が見えてしまうように思います。

それはさておき、このような面倒なものから、極めてスムーズな愛あるスケジュール調整も経験して、

「スケジュール調整は数学の範囲の問題と同じだな。」

って思うようになりました。
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-3≦X≦7
0≦X≦4
-2≦X≦3

Xの範囲を示しなさい。
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という問題です。

「とはいってもさ、スケジュール調整なんてイマドキないっしょ!?」なんて思う人もいるかもしれませんが、プロジェクト管理も同じですよね。

今日の日付をゼロとし、お客様から希望納期が40日後。

ここからさらに、自分では調整することができない項目、例えば、納品物の輸送にかかるリードタイムやお客様の社内確認の日数などを事前に天引きして、実際の納期が見えるようになります。

他にも、自社の制作時間という項目を加味していくと、自然と、どこまでに何を決めなきゃいけないのか?といった、マイルストーンが分かり、

実質的に納品向けて使える期間、その範囲が明らかになります。

これ、範囲を絞り込むという観点では、数学の問題と同じとも言えそうです。

プロジェクト管理も数学の範囲問題と一緒。最初に必要な条件を全部出して、実質的な範囲を明らかに行動をすれば、「やべぇ、あれを忘れていた」ってバタバタすることも人様にご迷惑をかけることも少なくなり、円滑なプロジェクト進行ができるのではないか?と思うのです。

なんて言いながら、もう20年くらいこの手の問題を解いたこともないですし、そもそも数学が苦手だったので、これがあっているのか?疑わしい気すらしてきましたが…
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【今日のうねり】
プロジェクト管理やスケジュール調整は、数学の範囲問題と似ている。
必要な条件を事前に洗い出し、そこから実質的な時間を明らかにすることで解に近づくことができるからだ。
この条件を忘れたり、誤ると、問題は解けないし、人様に大迷惑をかけることになるから、どちらも慎重に扱いたいところだ。