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令和3年11月16日 今日もクルクル通信1183号
本ブログは、(株)SURGING中田雅之のブログです。
今日もクルクルうねって、胸にぐっとクル気づきを書いていきます。
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確認をしてくれないですけど…
戻しがないんですけれど…
返答がないんですけど…
こういった話を、お客様からしばしば聞きます。
よくある話と言えば、よくある話ですよね。私も過去、何度も経験したことがありますし。
確認がないから仕事を前に進めることができない。でも、相手にそれを言えない。時間だけが過ぎて行って、結局、期日直前になって、焦って、相手に追いかける。
追いかけると怒られる。「逆切れですか??…確認してくれないのによく言うわ」って言いたくなる。そして、実際に言ってしまって揉める。
こんな状況を回避するためには、どうしたら良いのでしょうか?
そもそもなのですが、
確認してくれない
〇〇をやってくれない
というこの言葉遣いがは間違っているのでは?って思うのです。
だって、これの言外にあるのは、
確認してくれない、あなたが悪い。
ってことですもん。
社内の人であれ、社外の人であれ、一緒にプロジェクトを推進していく仲間なのですから、「あなたが悪い」「こちらが悪くない」というような対峙関係が臭う言葉遣いはおかしいですよね。
もちろん、そう思いたくなってしまうことがあるのも分かりますが…
ここは一つひとつ、大人になって、
確認してくれないのも全部自分のせい
だと思ってみるのはどうでしょう。
(ここでも、自責思考を発動させることが大事です!!)
一旦そのスタンスに立った上で、例えば、こんな問いを立ててみたらいかがでしょうか?
どうしたら、相手は、確認せざる得なくなってしまうのか?
あるいは、
どうしたら、思わず「確認するよ、する。すれば良いんでしょ!」って思っちゃうのか?
って。
このような問いを立ててみると、確認依頼のメールを書き方が変わるはずなのです。
具体的に見てみます。
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〇〇さん
お疲れ様です。
〇〇の件、添付の資料をご確認を頂けないでしょうか?
よろしくお願いいたします。
===
確認してくれない系(=他責思考)の人によくある確認依頼の典型だと思います。
これを読んだ人がどう思うのか?
「これ、いつまでに返せばいいんだっけ?⇒記載がないってことは、急ぎじゃないのよね?とりあえず後回しで良いな。」
ですよね。
やらなきゃいけないことが山積みになっている中で、優先順位が下がっても仕方ありません。
「確認するよ、する!」には少なくともなりませんよね。
この気持ちをもうちょっと高めてもらうにはどうした良いのか?
当たり前ですが、
期日を明記する
ってことですよね。
〇〇に関して、11月16日(火曜日)までに確認いただけますか？みたいに。
これを2週間前に依頼しているとすると、
読んだ人は、「11月16日までね。まだ時間あるわー。ちょっと寝かせとこ。」ってなる可能性もあります。
あるいは、3日前に依頼しているとすると、
「11月16日??めっちゃ時間がねえじゃねえか!もっと早く言えよ!てか、これ、何を確認すれば良いんだよ!?全然分からん!」
って、怒りを買ってしまうこともあるでしょう。
当たり前ですが、依頼は、早めにしましょう。(ここは本題ではないのでまたの機会に)
これよりもさらに、「確認するよ、するよ」って気持ちにさせてしまうにするには、日付に加えて、
具体的に確認して欲しいところを明記する
と良いでしょう。例えば
添付資料のP5の〇〇部分。特に、××が問題ないか?ご確認を頂けませんでしょうか?
みたいに。
ここまで記載すれば、これを見た人は、
いつまでに返して欲しいのか?
と
具体的にどこを確認すればいいのか?
が分かるので、時間に余裕があれば、この場で「確認するよ」って気持ちになってくれそうですよね。
でも、これが移動中だった=スマホで、確認するしかない状況だったとしたら、どうでしょうか?
気持ちが高まっているけど、添付ファイルを開くのがメンドイ。
メンドイから、後でPCで確認しよう。⇒そのまま忘れるなんてこともありそうです。
これを回避し、「今、この場で確認するよ」って気持ちになってもらうために、添付ファイルを開かなくても確認できる状況を作ってあげるとよいですよね。
なので、
具体的に確認いただきたい箇所を抜粋してメール本文に貼ってしまう
というのは、アリな手の一つです。
例えば、
確認いただきたいのは、添付のP5ページの〇〇の部分ですが、以下に、抜粋しておきますので、こちらをご確認下さい。
みたいに。
これを読んだ人は、「あっ、ここを見れば良いのね。するよ、確認。今やるよ」ってなってくれそうじゃないですか?
ここまで、できれば、冒頭の初期の依頼の仕方よりも、圧倒的に先方の「確認するよ」って気持ちが高まってくれる気がしますよね。
これでも十分だと思うんですが、さらに気持ちを高めてもらう、最後の一押し的なこととして、
添付ファイルの形式を工夫する
というのがあります。
内容によっては、メールに抜粋するのが難しいことってありますよね。
期日も内容も明確だから、相手は確認する気になって、添付を開いてくれた。
でも、そこで「ファイルの型崩れ」(=pptやwordファイルがスマホで確認すると、ズレなどが発生してしまう現象)が発生しちゃったとしたら、途端に気持ちが萎えちゃいませんか?
この「ファイルの型崩れ」リスクを回避するための方法として、
オリジナルファイル+PDFをセットで送る
とハナマルです。
期日も内容も分かった。確認すべきものは全部揃っている。
となったとしたら、「分かったよ、分かった。確認するよ、する。すればいいんでしょ??」
って気持ちになってしまいそうじゃないですか。
いや、なるんです。返答率は確実に上がります。
もし、ここまで「確認すればよいんでしょ!?」って先方が思ってしまう状況を作っているにもかかわらず、返答がなかったとしたら、
「お忙しい中、すみません。先日お送りして、〇〇の件、いかがでしょうか?」
って臆することなく聞いて良いんです。
仮に、先方が忘れてしまっていたとしても、その電話なり、メール越しに先方がそれを確認した時に、
「あーー、ごめん。悪い!急ぎやります!」って思ってくれるはずですから。
まとめると、
まずは、「確認をしてくれない相手が悪い」ではなく、「確認してもらえないのは自分が悪い」と思う。他責思考から自責思考へとOSを変換する。
その上で、「どうしたら、確認するよ、する。すればよいんでしょ!?」って思ってもらえるように御膳立てをするのか?というその方法を整える。
つまり、徹底的に相手の視点に立って段取りをする。これが、返答率を高めるには大事
なのです。
「たかだか、確認をしてもらえるかどうかでしょ!?」って思う事なかれ!
一事が万事。たかが、確認ですが、されど確認。
これすらもできなかったら、他の仕事もできるわけないのですから。
こうした、基本的な思考や動作を整えていくだけ、仕事はかなり円滑進みます。
仮にこれを「業務改善」というのであれば、私はかなりこの手の仕事に従事させて頂いてきました。
もし、もう少し話が聞きたい!という方がいらっしゃれば、どうぞお気軽にご連絡をください。
OSを整え、方法を整えれば、必ずや圧倒的に「仕事が前にススムくん」になれますから。
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【今日のうねり】
仕事を前に進められるかどうか?は徹底的に相手の視点に立って段取りができるのか?によって決まる。
例えば、それはメールでの依頼の仕方一つで分かることだろう。
どうしたら、相手が行動をせざるを得なくなるのか?思わず行動しちゃうのか?
この問いを回すことが、相手視点の段取りには不可欠なのだ。